Beberapa Pengertian
Planning (perencanaan) dalam Organisasi
Pengertian
Perencanaan (planning)
Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan
tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut.
Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984)
bahwa:planning may be defined as the proses by which manager set objective,
asses the future, and develop course of action designed to accomplish these
objective.Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa : “ Perencanaan
(planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan
strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran
dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak
terlibat dalam fungsi ini.”
1. Batasan
Perencanaan
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance
what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of
a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud
dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what
) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana (
How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan
pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
2. Unsur Perencanaan
1.
Tindakan apa yang harus dikerjakan
2.
Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3.
Dimana tindakan tersebut dilakukan
4.
Kapan tindakan tersebut dilakukan
5.
Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6.
Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
3. Proses Pembuatan
Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak
dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih
dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang
harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang
dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan
terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang
digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia
memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan.
Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu,
misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan
efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan
dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa
dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada
mempunyai kelemahan-kelemahan.
4. Siapa Saja Yang
Membuat Rencana
1. Panitia Perencanaan Panitia ini terdiri dari beberapa
unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya
untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih
baik.
2. Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan, merupakan
tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit
dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak
ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
3. Tenaga Staf Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada
dua kelompok fungsional yaitu : – Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan
yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan – Staf (pemikir) yaitu
kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan,
tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
5. Bentuk-bentuk
Perencanaan
Recana Global
(Global Plan) Analisa penyusunan recana global terdiri atas: – Strenght yaitu
kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan – Weaknesses,
memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. –
Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi – Treath
yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi 2. Rencana Stategik
(Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana
dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana
global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan
dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan
proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan
strategic ini yaitu : 1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya
yang akan dilakukan 2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi. 3.
Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana ini meliputi perencanaan
terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. – Rencana
sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi
setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali
pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu
perusahaan. – Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa
pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat
diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.